Online Meeting Moderation

I N H A L T

➜ Herzlich Willkommen • Einführung

➜ Die liebe Technik

➜ Geknautschte Komfortzone

➜ Das Warum: Anlass klären

➜ Ankommen & Kennenlernen

➜ Pausen & Entspannung

➜ Empathie & Geduld

➜ Visualisierung & Medienbruch

➜ Let's break out

➜ Offline & Online ... in einem Meeting?

➜ Mindmap Online Moderation

➜ Die Autorin

➜ Links zur Vertiefung

Illustration DoSchu mit Canva.Com

Einführung

Herzlich willkommen!

Seit dem ersten Halbjahr 2020 finden viele Treffen im beruflichen Kontext online statt: Zur Hemmung der Ausbreitung des Virus Covid-19 empfehlen Vorsichtsmaßnahmen größere Ansammlungen von Menschen zu vermeiden. Zahlreiche Angestellte wurden kurzfristig ins Home Office oder den Urlaub geschickt.
Auch Konferenzen, Meetups oder Barcamps werden abgesagt oder in den digitalen Raum verlegt. So fand auch die für Erfurt geplante Coworking Konferenz Cowork2020 Ende April online statt.

Zum Start in die Sessions des virtuellen Barcamp Coworking bot ich in der ersten Runde ein „Online Meeting Moderation • Ask Me Anything“ an. Denn wer hier wie viele andere Neuland betritt, konnte sich in dieser Session gerne mit Fragen direkt an mich wenden.

Dabei lag der Fokus für meine Austausch-Session weniger auf Technik oder der ‚richtigen‘ Plattform. Es ging vielmehr darum ein Verständnis zu gewinnen, was an Online-Meetings anders ist, auf was wir als Moderator:innen achten sollten, und wie mehr Menschen trotz verminderter Aufmerksamkeit in Videokonferenzen „dran“ bleiben.

In diesem eBook finden sich gesammelt Learnings
aus meinen Sessions zu den Online Barcamps
#bcna20digital, #bcnightdigital, #bcnue20digital
und #cowork2020, zum virtuellen Netzwerktreffen der webgrrls sowie dem #MOOCamp20.

be inspired!

@doschu
Doris Schuppe

Foto: DoSchu • DoSchu.Com

Die liebe Technik

Klar ging es zum Einstieg doch kurz mit Technik los – das bleibt ja nicht aus, wenn Video-Konferenzen erst entdeckt werden. Dazu ein paar Empfehlungen und Learnings:

Mini Checkliste

☆ Headset funktioniert?

☆ Internet / Wifi tadellos?

☆ Hintergrund ok?

☆ Computer "aufgeräumt"?

☆ Getränk bereit?

Als Moderation eigene Technik, Kamera, Mikrophon, Headset zeitnah testen, damit es keine technischen Überraschungen gibt. Ich habe jetzt zudem immer ein zweites Headset in Griffnähe – durch die starke Beanspruchung gab schon manches Kabel den Geist auf. Aktuell bin ich bei Headset Nummer 3.

Vortreffen in lockerer Atmosphäre – bevor ein wichtiges Meeting oder eine längere Online-Session ansteht, für alle, die kaum oder keine Erfahrungen mit der gewählten Videokonferenz-Lösung haben. Ein 30-minütiges Warm-Up, in dem alle Fragen geklärt werden können, nimmt sehr viel Stress von den Schultern einiger Teilnehmenden.

Noch eine Anmerkung zum Headset: Bluetooth-Kopfhörer können in Wifi-Umgebung unangenehme Nebenwirkungen haben: In unserer Session flackerte der Screen einer Teilnehmerin – wegen Interferenzen mit dem Kopfhörer!

Geknautschte Komfortzone

Auch wenn sich manche kurzfristig gut eingelebt haben in Digitalien:

Viele Teilnehmende empfinden sich weit jenseits ihrer Komfortzone, wenn sie zu Besprechungen oder Zusammenarbeit in einer neuen Online-Umgebung eingeladen werden.

Daher ist für die Moderation wichtig, in Web-Meetings davon auszugehen, dass sich einige unwohl fühlen, sie nach Funktionen zur Steuerung suchen, leicht nervös werden und rascher erschöpfen.

Das gewohnte Tempo einer Besprechung in der realen Welt kann per se nicht 1:1 auf das Online-Treffen übertragen werden. Das hat sich ja inzwischen in den verschiedensten Szenarien gezeigt.

Insofern findet die Veränderung zum großen Teil bereits bei der Agenda an!

Was können wir uns vornehmen in der zur Verfügung stehenden Zeit?
Besonders wenn wir davon ausgehen, dass es manchmal länger dauert bis alle auf dem gleichen Stand sind?
Wie teile ich die Zeit ein?
Was kann auch an anderer Stelle stattfinden?

Illustration DoSchu mit getavataaars.com

Das Warum: Anlass klären

Apropos Agenda: Für jedes Meeting – ob analog oder digital – ist vorab zu klären, um was es gehen soll. Nur so können eingeladene Personen entscheiden, ob sie daran teilnehmen oder nicht.

Und noch wichtiger als in der realen Welt ist die Frage zu beantworten: Welches Format passt zum Anlass am besten?

Muss jeder Anlass zu einem Meeting in eine Einladung zur Live-Video-Konferenz münden? Sind manche Informationen eventuell rascher, tiefer und nachhaltiger über gemeinsame Online-Tools zur Zusammenarbeit verbreitet?

Genau dann, wenn es wichtig ist, gemeinsam etwas zu entwickeln, aus der Interaktion Neues entstehen zu lassen, Nähe herzustellen – dann sind Online Meetings klar zu bevorzugen.

Anlässe für Meetings, u.a.

• Informations-Austausch für Projekt, Team, Abteilung
• Entscheidung im Team herbeiführen
• Strategie-Entwicklung für Projekt, Team, Abteilung
• Wissensvermittlung mit Trainer:in / Expert:in
• Onboarding von neuen Kolleg:innen
• Ansprache ans Team, Abteilung
• Gemeinsamer Lern-Austausch
• Gruppengefühl & Spass

Ankommen & Kennenlernen

Völlig anders als in der analogen Welt: Die Teilnehmenden eines Online Meetings nehmen sich gegenseitig deutlich weniger wahr.

So kämpfen die einen noch mit dem Vertrautwerden der Umgebung – während andere noch ’schnell mal eben‘ das eMail-Postfach checken. Da hilft es gleich von Anfang an alle anzusprechen und einzufangen sowie insgesamt das pünktliche Einklinken ins virtuelle Meeting zu verabreden.

Blogartikel Online Icebreaker • DoSchu.Com

Dieses Ansprechen und Sprechen ist ein wichtiger Aspekt: Egal was ihr als Moderation macht, ob ihr einen Link heraussucht für den Chat, oder damit ringt das Online Whiteboard ins Screen-Sharing zu bekommen:

Es hilft die Aufmerksamkeit zu halten, wenn ihr wie die Sportkommentator:innen stets dazu sprecht, was ihr gerade macht.

Sonst befürchten die Teilnehmenden die Konferenz wäre eingefroren oder habe einen Tonausfall. Naja, und dann könnte ich doch kurz mal... – die Ablenkungen sind weniger als einen Klick weit entfernt sondern kommen vielfach über die automatischen Benachrichtigungs-Funktionen ins Blickfeld.

Es wirkt sehr nachhaltig, wenn die Moderation gefühlt sehr viel im Online Meeting kommuniziert. In einer Session nannte es jemand ‚Over-Communication‘ – im positiven Sinne!

Zur Auflockerung lasse ich gerne am Anfang kleine Zettel für das Online-Meeting bemalen. Denn klar kann mal was schiefgehen. Und manchmal ist auch ein Thema einfach ausdiskutiert. Das kann dann ganz gut mit den Klebezetteln in die Kamera zum Ausdruck gebracht werden.

Meeting Karten

Ja, es gibt auch sehr schön gestaltete Meeting Karten – persönlich bevorzuge ich diese kurze gemeinsame Aktivität.

Die Klebezettel beschriftet jede:r
für sich mit so kurzen Texten wie:

JA!

EINGEFROREN

HÖRE NICHTS!

E.L.M.O

NEIN!

Ja! • Für Zustimmung ohne grosse Worte zu machen.
Höre nichts • Teilnehmenden können signalisieren, dass etwas mit dem Ton nicht stimmt.
Eingefroren • Manchmal merken Moderation oder aktuelle Sprechende nicht, dass sie eingefroren sind.
Nein! • Für raschen visuellen Widerspruch.
E.L.M.O. • (Enough Let’s Move On) :: Das Thema ist ausdiskutiert, das Gesagte wird nur noch mal wiederholt? Mit ELMO signalisieren Teilnehmende, wenn nach ihrem Gefühl gerne der nächste Punkt in der Agenda angesteuert werden kann.

Foto: DoSchu • DoSchu.Com

Pausen & Entspannung

Im Raum gemeinsam mit anderen Menschen spüren wir, wenn die Luft kaum noch Sauerstoff liefert. Oder wir sehen es den anderen an, weil jemand ein Gähnen unterdrückt oder einer Person ab und zu mal die Augen zufallen.

OMMM

Im Online Meeting sollte die Agenda mehr aktivierende Unterbrechungen integrieren als in der realen Welt. Daher unbedingt viele Pausen auf dem persönlichen Merkzettel haben und einen Timer stellen: nach 45 Minuten ist ein kurzer Break gut, nach 90 Minuten eine längere Pause.

Ein sehr praktisches Tool ist auch ein gemeinsamer Timer, der allen im Meeting über eine Website anzeigt, wo das Meeting gerade zeitlich steht (siehe Cuckoo in Anhang Links zur Vertiefung). Manche Whiteboard Lösungen haben Timer in ihren Online Boards, die aktiviert werden können.

Macht euch vorher Gedanken, mit welchen Energizern ihr den Teilnehmenden Gutes tun könnt – kurze Entspannungsübungen für Augen, Nacken oder Schultern. Welche Laptop Asanas vielleicht für die Gruppe passen. Oder ihr schickt alle ans Fenster, um es zu öffnen und ein paar tiefe Atemzüge zu nehmen. Wenn sie zurückkommen erzählen sie, was zu sehen war.