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PAPELES DE TRABAJO

by Claudia Melissa Herrera Romero

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UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL FRANCISCO MORAZÁN
CENTRO UNIVERSITARIO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA (C.U.E.D)

MATERIAL DE ESTUDIO: Requisitos de los papeles de trabajo

MÓDULO: AUDITORÍA


PROFESORA TITULAR: Licenciada Yenifer Soraya Ramos Servellón

ESTUDIANTE EN PRÁCTICA: Claudia Melissa Herrera Romero

SEMANA 6: Lunes 25 al viernes 29 de octubre, 2021


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Bloque Temático 5
Tema 3: Requisitos de los Papeles de Trabajo

En todo papel de trabajo deben cumplirse los siguientes requisitos:
a) Veracidad y exactitud de los datos
b) Información de valor intrínseco
c) Planificación, diseño y coordinación racionales
d) Precisión y método en la exposición


Los papeles de trabajo no deben ser para uso exclusivo del auditor que los hubiese preparado, es indispensable que sus datos sean presentados con la mayor claridad y en forma completa, a fin de que resulten útiles para cualquier persona autorizada a tener acceso a los mismos.

Los papeles de trabajo correspondientes a los arqueos de caja y en general, todos los que impliquen recepción de valores u otros bienes de alguna importancia especial, tendrán que ser escritos íntegramente con pluma estelografica, bolígrafo o lápiz indeleble y no habrán de contener borraduras, tachaduras, ni ninguna otra señal de alteración.

Para otros papeles de trabajo preferible utilizar lápiz negro debido a la facilidad y limpieza con que borra su escritura.
En algunos casos el auditor deberá preferir tachar en vez de borrar, especialmente cuando se trate de papeles de trabajo preparados por otra persona y revisada por él.

Para la necesaria uniformidad en los métodos y funcionamiento de la oficina, los auditores utilizan únicamente los papeles de trabajo de rayados especiales y los formularios que se establecieron para uso oficial de la auditoría.
Para las observaciones o notas de carácter general se utilizará el papel rayado al efecto (rayas horizontales solamente). Las observaciones o notas que se refieren a los arqueos de caja, conciliaciones bancarias, análisis de cuentas y otros similares, deberán hacerse constar en los propios papeles correspondientes a dichos trabajos.

El auditor tratará que en sus papeles de trabajo quede constancia de los cálculos que realiza, especialmente si estos tienen importancia significativa.
Si los cálculos son manuales, las operaciones aritméticas se efectuarán al reverso del correspondiente papel de trabajo.

Si los cálculos son mecánicos, la cinta de la máquina calculadora o sumadora habrá de ser adherida al respectivo papel de trabajo.

En los papeles de trabajo las fechas serán representadas preferiblemente en forma abreviada. Ejemplo: 31 diciembre del 2009 se abrevia 31/dic./09 para el nombre de cada mes se utilizan las tres primeras letras y para el año deberán utilizarse los dos últimos dígitos. Esta forma es la correcta, aunque algunos auditores también utilizan un número de orden en el mes o emplean números romanos, aunque a veces es susceptible de escribirse o interpretarse erróneamente.

Cada papel de trabajo debe tener las iniciales del auditor que lo hubiese preparado, en la sección de “Hecho por…………” “Fecha………”, en la cual se hará constar así mismo el dia, mes y año en que dicho papel de trabajo hubiese sido terminado. La fecha de inicio irá en el encabezamiento.
Todo papel de trabajo representará un primer borrador parcial del informe de auditoría o una fuente de dato primario para la elaboración del propio informe.
 
A. Numeración o Referencia
1. Todo papel de trabajo relativo a una cuenta de control debe llevar la clasificación a la cual pertenece. Después de esta clasificación ira una raya inclinada y

seguidamente el número consecutivo que le corresponde, a partir del 1 de cada cuenta de control de cada auditoría.

EJEMPLO: Papeles de trabajo correspondientes a la cuenta de control
a. “A1”. Caja y Banco
La numeración de cada papel de trabajo será: A1/1,A1/2 etc.
b. “A6”. Propiedad planta y equipo
La numeración de cada papel de trabajo será: A6/1,A6/2 etc.


2. Los papeles de trabajo de carácter general, es decir los que no se relacionan con ninguna cuenta de control deben ser clasificados mediante un número individual para cada grupo de naturaleza afín, comenzando con el “1” en cada auditoría. Después del número se pondrá una raya inclinada y a continuación el número consecutivo que le corresponde.

EJEMPLO: a. Papeles de trabajo correspondiente al grupo “1”

La numeración de cada papel de trabajo será: 1/1,1/2,1/3 etc.
b. Papeles de trabajo correspondientes al grupo “3”
La numeración de cada papel de trabajo será: 3/1,3/2,3/3 etc.

3. Si tuviera que intercalarse un papel de trabajo en algún grupo determinado, el número consecutivo que debiere corresponderle, se emplearía la numeración inmediata anterior seguida de una letra minúscula a partir de la “a” en cada caso.

EJEMPLO:Numerar un papel de trabajo que, por su asunto debe ir a continuación del número 1/1 y cuyo número consecutivo (1/2) no fue posible asignarle por haberse utilizado anteriormente para otro papel de trabajo. Al nuevo papel de trabajo tendría que dársele el número 1/1ª, para poder ser archivado inmediatamente después del 1/1 y antes del 1/2

4.  El número de cada papel de trabajo habrá de hacerse constar en el extremo superior derecho de cada hoja, encerrándolo en un círculo.
La numeración y el círculo se escribirán con lápiz verde.

Tema 4: Legajos de papeles de trabajo

Los papeles de trabajo se archivan y organizan en dos tipos de archivos.
A. Regulares
El auditor debe formar con los papeles de trabajo tres legajos regulares.
a.  Legajo general: En este grupo se incluyen solicitudes de confirmaciones de saldos enviados a entidades bancarias con los cuales opera la empresa.
b. Legajo de copias de las solicitudes de confirmación de saldos que se remitieron a prestatarios y a otros deudores y acreedores. También forman parte de este legajo los formularios de inspección a propiedades de clientes.

Cada uno de estos legajos debe estar individualmente protegido e identificado mediante una cubierta de cartulina impresa (Apéndice A, B etc.). Como tapa posterior se utiliza una cartulina similar pero sin ninguna impresión.
Todos los papeles de trabajo deben tener una perforación en la parte superior izquierda.
A través de esta perforación, y mediante sujetapapeles de metal de tamaño adecuado al grosor del legajo respectivo, quedarán asegurados la cubierta y la tapa posterior a todos los papeles de trabajo de que consta cada legajo.

Este procedimiento tiene las siguientes finalidades:
a. Proveer un medio eficaz y seguro de controlar todos los papeles de trabajo.
b. Facilitar la labor de intercalar y entresacar papeles de los legajos, operación muy frecuente durante el curso de cualquier auditoría.
c.  Permitir la escritura y lectura de lo escrito aun en los márgenes o ángulos extremos de cualquier papel, si fuese necesario.

Con la finalidad de complementar el control indicado de los papeles de trabajo, es necesario que el auditor archive en el legajo apropiado y dentro de éste, en la sección correspondiente, todo papel de trabajo inmediatamente después de terminado.

A. Permanentes
·        Los papeles de trabajo relativos a asuntos de interés permanente deben archivarse por separado de los papeles de trabajo regulares, haciendo un legajo especial denominado legajo permanente, el cual se conservará como material de referencia de utilidad indefinida.
·        El legajo permanente de cada empresa normalmente debe contener los ejemplares, copias o extractos de los documentos siguientes: leyes, decretos, resoluciones ministeriales y del Servicio de Administración de Rentas (SAR), convenios de préstamo con agencias o bancos internacionales, otros convenios o contratos, circulares, instrucciones y otras disposiciones oficiales, informes de auditoría independientes y del Servicio de Administración de Rentas (SAR) y la documentación de cualquier modificación que se dé en la documentación anterior.
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